【Excel】スペースや改行を使わずに体裁を整える
総務省のルールに従って統計表を直していくシリーズの第4回目
Excelで関数が使えるようになった人は、#N/A（ノーアサイン）に悩まされた経験があると思いますが、#N/Aになってしまう原因の多くは検索範囲の設定ミスであるものの、スペースや改行で体裁を整えたことが原因となっている事例も数多く見受けられます。
今回はスペースや改行を使わずに体裁を整える方法について解説いたします。
＜目次＞
- 概要
- 作業内容
- スペースの削除と対応
- データクリーニング（スペースの削除）
- 書式設定の変更（左詰めインデント）
- 改行の削除と対応
- データクリーニング（改行の削除）
- 書式設定の変更（均等割り付けインデント）
- 最後に
スペースや改行で体裁を整えてはいけない
総務省が公表した『Excelの統一ルール』のチェック項目1-5では、スペースや改行等で体裁を整えることを禁じています。
示された例では合計の内数であることを表すため「␣A」と入力されていますが、「␣A」と「A」は明確に別物であるため検索性が低下してしまいます。
もちろん、スペースを無視して検索するテクニックはありますが（それについてはまた別の機会に）、少し気を遣ってデータを作れば、そのような検索テクニックを使う必要もありません。
今回は利用価値の低いデータベースを作らないためのヒントとして参考にしていただければと思います。
なお、サンプルはチェック項目1-5にある、例2（下左図）と例3（下右図）を使用しています。
作業内容
スペースの削除と対応
データクリーニング
初めにスペースを削除します。
CtrlとHを押して置換を開き、検索する文字列にスペースを入力し、「半角と全角を区別する」のチェックが入っていないことを確認して、すべて置換を押します。
書式設定の変更
合計が同じ表の中に同列で表記されていることがそもそもの過ちだと思いますが、上からの指示であれば致し方ありません…
レイアウトとしては、左の表のほうが見やすいという事なのでしょうから、「セルの書式設定」を使って表示方法を変更します。
必要なセルを選択して、ホームタブから、書式、セルの書式設定を選択。
ウィンドウが開くので、「配置タブ」、「横位置」の中から、“左詰め（インデント）”を選択し、インデントの数字を一つ上げてOKを押します。
改行の削除とその対応
データクリーニング
Ctrl&Hで置換を開いて、検索する文字列を選択し、Ctrl&Ｊを押します。
何も表示されていないように見えますが、ピリオドが点滅しているような表示になっていればOKです。
これで“すべて置換”を押します。
書式設定の変更
必要なセルを選択して右クリック、セルの書式設定を開いて、「配置タブ」、「横位置」の中から、“均等割り付け（インデント）”を選択します。
インデントの数値を3つほど上げてOKを押します。
インデントはへこみという意味で、インデントの量はセルの端から文字数でカウントしています。
セルの幅が変われば折り返される位置も変わりますので、適宜調整してください。
単位を表示させたい場合
単位を表記したい場合にも書式設定を使いましょう。
目的のセルを選択して、セルの書式設定、表示形式、ユーザー定義と選択し、ボックスに「#”○”」（○は付けたい単位）と入力して、OKを押します。
単位などをセルに直接入力した場合は、データが文字列になってしまうため、計算できなくなってしまいますが、表示形式を変更した場合は見た目が変更されるだけなので、計算も正しく実行できます。
ちなみに#と入力したのは、数値データだけに単位を付けたいからです。
そうしておけばセルに文字列を入力しても単位は表示されません。
最後に
今回はスペースや改行を使わずに体裁を整える方法について解説いたしました。
見た目は重要ではありますが、データとしての利用価値を下げてしまっては本末転倒です。
見た目を変えたい場合は書式設定を変更するか、もしくはデータと文書を分けて作成するするようにしましょう。
データと文書では目的が全く異なりますので、普段の業務においても混同しないよう注意したいものです。
それではまた！
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【総務省のルール紹介動画】
【総務省が定めたExcelのルール】
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