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総務省のルールに従って統計表を直していくシリーズの第５回目 みなさんは、値の一部が省略されていて並べ替えやデータ接続ができずに苦労した経験はありませんか？ 今回はそんなスプレッドシートに出くわした時の対処法を解説します！ ＜目次＞ 概要 作業手順 データの取り込み 区切り記号の追加 列の分割 不要な区切り記号の削除（必要な値の抽出） 値のコピー 列の結合 閉じて読み込む まとめ 項目名など値の一部を省略することはルール違反 総務省が公表した『 Excelの統一ルール 』では、データ処理を円滑に行うため、項目名などの値を省略してはいけないと定められています。 チェック項目1-6に示された例（下図参照）では、項目の先頭だけ「鎮静剤A-1」と入力され、それ以降は数字のみの表記となっているため、並べ替えやデータ照合など、集計や分析作業に支障が出ます。 もはや情報として体を成していない 正直、例に掲げられた程度のレコード数であれば、コピペや手入力で何とかなってしまいますが、レコード数がもっと多い表の場合は、ミスが発生しやすくなるため、コピペの繰返し作業は避けたいところです。 今回はパワークエリを使用し、ミスなく短時間で作業する方法を解説しますので、ぜひ参考にしください。 なお、作業で使うサンプルは、チェック項目1-6の表に少しデータを加えたものを使用します。 作業手順 1. データの取り込み まずはパワークエリにデータを取り込みます。 表を選択して右クリック、もしくは「データタブ」、「データの取得と変換」の中から、“テーブルまたは範囲から”を選択し、データの取得範囲を確認してＯKを押します。 2. 区切り記号の追加 パワークエリに取り込めたら、項目名が省略された値に、先頭行で使われている区切り記号を追加します。 列を選択し、「変換タブ...

 総務省のルールに従って統計表を直していくシリーズの第4回目 Excelで関数が使えるようになった人は、#N/A（ノーアサイン）に悩まされた経験があると思いますが、#N/Aになってしまう原因の多くは検索範囲の設定ミスであるものの、スペースや改行で体裁を整えたことが原因となっている事例も数多く見受けられます。 今回はスペースや改行を使わずに体裁を整える方法について解説いたします。 ＜目次＞ 概要 作業内容 スペースの削除と対応 データクリーニング（スペースの削除） 書式設定の変更（左詰めインデント） 改行の削除と対応 データクリーニング（改行の削除） 書式設定の変更（均等割り付けインデント） 最後に スペースや改行で体裁を整えてはいけない 総務省が公表した『 Excelの統一ルール 』のチェック項目1-5では、スペースや改行等で体裁を整えることを禁じています。 示された例では合計の内数であることを表すため「␣A」と入力されていますが、「␣A」と「A」は明確に別物であるため検索性が低下してしまいます。 もちろん、スペースを無視して検索するテクニックはありますが（それについてはまた別の機会に）、少し気を遣ってデータを作れば、そのような検索テクニックを使う必要もありません。 今回は利用価値の低いデータベースを作らないためのヒントとして参考にしていただければと思います。 なお、サンプルはチェック項目1-5にある、例2（下左図）と例3（下右図）を使用しています。 　　　 作業内容 スペースの削除と対応 データクリーニング 初めにスペースを削除します。 CtrlとHを押して置換を開き、検索する文字列にスペースを入力し、「半角と全角を区別する」のチェックが入っていないことを確認して、すべて置換を押します。 書式設定の変更 合計が同じ表の中に同列で表記されていることがそもそもの過ちだと思いますが、上からの指示であれば致し方ありません… レイアウトとし...

働き方改革関連法案が施行され、三年が経過しましたが、皆さんの職場では現在どのような取り組みを推進していますか？ 「コロナの取り扱いレベルをインフル並みに引き下げる」という議論が本格化していることも踏まえて、取り組みの進捗状況を確認してみてはいかがでしょうか？ 法対応だけクリアして一息ついていないか？ 働き方改革関連法案は少子高齢化や、低迷する生産性、過労死問題などを背景に、2018年に可決・成立し、2019年に施行されました。 長時間労働の是正と雇用形態による格差の是正、多様な働き方への柔軟な対応などが求められましたが、とりわけ、長時間労働に関わる項目には罰則規定が盛り込まれていたため、他の働き方改革の項目よりも優先して対応が行われてきた経緯があります。 しかしながら、法対応だけクリアしてひと段落している、働き方改革を労務管理の話題として捉えている、あるいは、他の項目が進捗していないことについて「コロナのせいだからしょうがないよね」といった言い訳が通用しているようであれば、現時点でかなり危険な状況と言えるでしょう。 働き方改革は11項目の具体的テーマが掲げられており、その中でも長時間労働が重要な課題の一つだったことは確かです。 しかし、あくまでテーマの一つであって「それができていれば良い」という性格のものではありません。 罰則規定が盛り込まれていたので優先的に対応する必要があったのは事実ですが、先行してこれらの対応を図ったことでいくつかの弊害が生じています。 打刻前の朝残業や仕事の持ち帰りなどの「隠れ残業」が増加したこと、コミュニケーション不足による「社員エンゲージメント指数」が低下したことなどが挙げられますが、こうした弊害の中で一番ヤバいのが、働き方改革の本丸である「労働生産性の向上」が後回しになっていることです。 中途半端な働き方改革が一番ヤバい 生産性の算出方法にはいくつかの種類がありますが、基本的には投入に対する成果の割合です。 労働生産性を向上させるには、「同じ時間でより高い成果を出す」もしくは「より短い時間で同じ高さの成果を出す」のどちらかしかありません。 労働時間は分母を構成する要素なので、労働時間が短くなれば生産性の値は向上します。 しかし、一般的には労働時間と連動して成果も下がってしまうため、実際のところ生産性は変化しません。 成果は生産量や付加価...

総務省のルールに従って統計表を直していくシリーズの第３回目 セル結合によって１レコードが２行になっている表の結合を解除したとき、皆さんはどのようにレイアウトの修正を行っていますか？ 働き方改革の折、一つ一つ選択してコピペを繰り返している時間はありません。 今回はコピペを使わずに、パワークエリで素早く作業する方法をご紹介します！ ＜目次＞ 概要 作業手順 結合を解除して奇数行と偶数行に表を分ける インデックスを付けて二つの表をマージ（結合）する 結果の表示 終わりに 「セルの結合はNG」と総務省が発信！ 総務省が公表した『 Excelの統一ルール 』では、統計表における セル結合の使用を禁じています。 紙面レイアウトの都合上やむを得ない場合はあるものの、セル結合が使われた表は外部データとの接続やグラフ作成などが正しく実行できず、データベースとしての利用価値が低下してしまうためです。　 チェック項目1-4では、例1としてセル結合によって1レコードが2行で構成された表が示されています。 データ集計や表の統合、グラフを 作成する場合などは、レコードは1行で表記されていなければなりませんので、セルの結合を解除し、使えるデータベースに修正していきたいと思います。 なお、本記事ではチェック項目1-4の例1の表にデータを少し加えたものを使用しています。 作業手順 １．奇数行と偶数行で表を分ける パワークエリにデータを取り込む 該当の表を選択して、右クリック。 “テーブルまたは範囲から…”というメニューを開き、表示されたデータ取得範囲を確認して、ＯKを押します。 インデックス列を追加する 先頭行を1とする行番号を振ります。 「列の追加タブ」から「インデックス列」の▼をクリックし、その中から“1から”を選択します。 分かりやすいように「1から」を選択 インデックスが追加された 奇数の判定列を追加する 次に、インデックスの判定列を追加します。 追加されたインデックス列を選択した状態で、「列の追加タブ」、「情報」の中から“偶数（もしくは奇数）”を選択します。 参照列の数値が偶数であればTRUE、偶数であれば...

総務省のルールに従って統計表を直していくシリーズの第２回目 目視では数値のように見えるけど、スペースが入力されていて計算ができてない…なんて経験をしたことはありませんか？ 本記事では、数字と文字が混在した値のクリーニングについて解説いたします。 ＜目次＞ 概要 データクリーニング 文字列の削除 ワークシート上で作業 パワークエリで作業 注釈の分割 ワークシート上で作業 パワークエリで作業 最後に 見た目は数字でも数値データでなければ計算できない 総務省が公表した『 Excelの統一ルール 』では「数値データは数値属性とし、⽂字列を含まないこと」がチェックポイントに挙げられています。 Excelは入力された値に対して、通貨、日付、時間、パーセンテージなど、様々な形式での表示が可能ですが、決められたパターンから逸脱していたり、単位を一緒に入力してしまうと、値は“文字列”になってしまい計算ができなくなってしまいます。 チェック項目1-3の例1及び例2では、単位や▲、桁区切りのカンマやスペースが入力された表、例3では値に注釈が書き込まれている表が例として挙げられていますので、これらの表を修正してみましょう。 データクリーニング 文字列の削除 例1と例2の表を使います。 例としては分けられていましたが、文字もスペースもやることは同じなので、表は一つにまとめてあります。 左が悪い例、右が良い例 ワークシート上で作業 値を置換する ホームタブの「検索と選択」から“置換”を開きます。 表を選択して、Ctrl＆Hでも開くことができます。 “検索する文字列”に削除したい文字を入力し、“置換後の文字列”には何も入力せずに“すべて置換”を押します。 マイナスを示す「▲」は、“置換後の文字列”に「-（マイナス）」を入力して置換します...