【Excel】省略された項目名を復活させる
総務省のルールに従って統計表を直していくシリーズの第５回目
今回はそんなスプレッドシートに出くわした時の対処法を解説します！
＜目次＞
- 概要
- 作業手順
- データの取り込み
- 区切り記号の追加
- 列の分割
- 不要な区切り記号の削除（必要な値の抽出）
- 値のコピー
- 列の結合
- 閉じて読み込む
- まとめ
項目名など値の一部を省略することはルール違反
総務省が公表した『Excelの統一ルール』では、データ処理を円滑に行うため、項目名などの値を省略してはいけないと定められています。
チェック項目1-6に示された例（下図参照）では、項目の先頭だけ「鎮静剤A-1」と入力され、それ以降は数字のみの表記となっているため、並べ替えやデータ照合など、集計や分析作業に支障が出ます。
正直、例に掲げられた程度のレコード数であれば、コピペや手入力で何とかなってしまいますが、レコード数がもっと多い表の場合は、ミスが発生しやすくなるため、コピペの繰返し作業は避けたいところです。
今回はパワークエリを使用し、ミスなく短時間で作業する方法を解説しますので、ぜひ参考にしください。
なお、作業で使うサンプルは、チェック項目1-6の表に少しデータを加えたものを使用します。
チェック項目1-6に示された例（下図参照）では、項目の先頭だけ「鎮静剤A-1」と入力され、それ以降は数字のみの表記となっているため、並べ替えやデータ照合など、集計や分析作業に支障が出ます。
|
| もはや情報として体を成していない |
正直、例に掲げられた程度のレコード数であれば、コピペや手入力で何とかなってしまいますが、レコード数がもっと多い表の場合は、ミスが発生しやすくなるため、コピペの繰返し作業は避けたいところです。
今回はパワークエリを使用し、ミスなく短時間で作業する方法を解説しますので、ぜひ参考にしください。
なお、作業で使うサンプルは、チェック項目1-6の表に少しデータを加えたものを使用します。
作業手順
1. データの取り込み
まずはパワークエリにデータを取り込みます。
表を選択して右クリック、もしくは「データタブ」、「データの取得と変換」の中から、“テーブルまたは範囲から”を選択し、データの取得範囲を確認してＯKを押します。
表を選択して右クリック、もしくは「データタブ」、「データの取得と変換」の中から、“テーブルまたは範囲から”を選択し、データの取得範囲を確認してＯKを押します。
2. 区切り記号の追加
パワークエリに取り込めたら、項目名が省略された値に、先頭行で使われている区切り記号を追加します。
列を選択し、「変換タブ」、「書式」の中の“プレフィックスの追加”を開いて、使われている記号を入力して、ＯKを押します。
列を選択し、「変換タブ」、「書式」の中の“プレフィックスの追加”を開いて、使われている記号を入力して、ＯKを押します。
3. 列の分割
続けて、区切り記号を基準に列を分割します。
列を選択して、「変換タブ」、「列の分割」、“区切り記号による分割”を開き、基準にしたい区切り記号を確認（自動判別されているはず）して、「分割」から“一番右の区切り記号”を選択し、ＯKを押します。
列を選択して、「変換タブ」、「列の分割」、“区切り記号による分割”を開き、基準にしたい区切り記号を確認（自動判別されているはず）して、「分割」から“一番右の区切り記号”を選択し、ＯKを押します。
4. 不要な区切り記号の削除
プレフィックスの追加により先頭行の値にもハイフンが追加されてしまったので、「ハイフンより後ろのテキストを抽出する」という方法で必要な値を取り出します。
「変換タブ」、「抽出」から、“区切り記号の後ろのテキスト”を開き、2．で追加した区切り記号を入力し、OKを押します。
※値の置換でハイフンを削除してもOK
5. 項目名のコピー
次に、空欄に項目名をフィルでコピーしたいのですが、現状のままではフィルでコピーできないため、一旦この空欄を値がない事を示す値の「null」に置換します。
列を選択して、「値の置換」を開き、検索する値の欄には何も入力せずに、置換後の欄に「null」と入力し、OKを押します。
続けて、フィル、下を選択し、項目名を下方向にコピーします。
列を選択して、「値の置換」を開き、検索する値の欄には何も入力せずに、置換後の欄に「null」と入力し、OKを押します。
続けて、フィル、下を選択し、項目名を下方向にコピーします。
6. 列の結合
最後に、分割した列を元に戻します。
結合したい順に列を選択（Ctrlを押しながらクリック）して、「変換タブ」から、“列のマージ”を選択。
区切り記号を追加し、新しい列名を入力して、OKを押します。
結合したい順に列を選択（Ctrlを押しながらクリック）して、「変換タブ」から、“列のマージ”を選択。
区切り記号を追加し、新しい列名を入力して、OKを押します。
7. 閉じて読み込む
「ホームタブ」、「閉じて読み込む」をクリックし、パワークエリを閉じます。
クエリを選択して右クリック、「読み込み先」を開いて、「テーブル」にチェックを入れ、読み込む場所を確認してＯＫを押します。
あとはお好みで列幅や書式設定を調整して完了です。
終わりに
取り上げた例では項目名の一部に「区切り記号」が使われていたので、それを利用して省略された値を生成することができました。
ワークシート上で作業しようと思うと、作業列を挿入し、様々な機能を駆使しなければなりませんが、パワークエリで作業すれば直感的に操作できるだけでなく、ミスがあった時も簡単に修正することが可能です。
普段の仕事において、表や値の修正に時間を要している場合は、是非試してみてください。
そもそも、悪い例のように値を省略しなければよいだけの話です。
先ずはデータとして表を整え、それをベースに文書を作るよう心がけたいものですね。
動画もチェック！
本記事での解説内容は、動画でもご視聴いただけます。
そもそも、悪い例のように値を省略しなければよいだけの話です。
先ずはデータとして表を整え、それをベースに文書を作るよう心がけたいものですね。
動画もチェック！
是非参考にしてください！
【総務省のルール紹介動画】
【総務省が定めたExcelのルール】
コメント