総務省が作ったExcelのルール！！

-

 総務省が作ったExcelのルールをご紹介！！コレは知らないとヤバいかも！


今回は、総務省が定めた「データ作成に関する統一ルール」をご紹介します！
公表されたのは2年ほど前ですが、全日本国民（！）に広く知っていただきたい内容なので、改めてご紹介させていただきます。

Excelはアイデア次第でいろいろな使い方ができる有能なソフトウェアですが、それ故に自己満足的な使い方をしてしまう事も少なくありません。
本動画ではExcelで表を作る時の「基本ルール」を分かりやすく解説していますので、ぜひ最後までご視聴ください。


【総務省】統計表における機械判読可能なデータの表記方法の統一ルールの策定

コメント

新しいコメントは書き込めません。

このブログの人気の投稿

【Excel】ヘッダー（タイトル行）を1行にまとめる！

-
イメージ
総務省のルールに従って統計表を直していくシリーズの第6回目 ヘッダー（タイトル行）が複数に渡っていると、フィルターを掛ける、グラフを作る、ピボットテーブルで分析する…などの時にガッカリしてしまいます。 本記事では、そんなときの対処法を解説したいと思います。 ＜目次＞ 概要 作業手順 データの取り込み “データ型の変更”の削除 ヘッダーを下げる 列と行の入れ替え 機種依存文字の置換 列の結合 閉じカッコの追加 元に戻す（列と行の入れ替え） 元に戻す（1行目をヘッダーに上げる） ヘッダーの編集 閉じて読み込む まとめ “1レコードは1行”ならタイトル行も1行に！ 総務省が公表した『 Excelの統一ルール 』のチェック項目1-4は「セル結合を使ってはいけない」という題名になっていますが、内容としては「1レコードを複数行で構成しちゃダメ」という事が書かれています。 セルの結合を解除することによってデータが迷子になってしまうので、セルの結合は好ましくありませんが、ヘッダー（タイトル行）ついても同じことが言えます。 本記事では、ヘッダーが2行になっているチェック項目1-10（機種依存文字を使用していないか？）の表を使って、ヘッダーを1行にまとめる方法を解説したいと思います。 作業手順 データの取り込み まずはパワークエリにデータを取り込みます。 表を選択して右クリック、もしくは「データタブ」、「データの取得と変換」の中から、“テーブルまたは範囲から”を選択し、データの取得範囲を確認してＯKを押します。 “データ型の変更”の削除 現時点では必要ありませんので、自動的に追加された「データ型の変更」を削除しておきます。 画面右のクエリの設定、「適用したステップ」の中から“変更された型”の左側の×印をクリックして削除しておきます。 ヘッダーを下げる 次の作業の準備として、ヘッダーを下げます。 ホームタブ、変換グループの中から、「1行目をヘッダーとして使用」の右にある▼を押して、 “ヘッダーを1行目として使用” を選択します。 列と行の入れ替え 列単位で作業ができるよう、列と行を入れ替えます。 変換タブ、テーブルグループの中から、“入れ替え”を選択します。 機種依存文字の置換 セルをクリックすると、画面下方に入力されている値が表示されますので、ドラッグで選択して、任意の列から“値の置換...
Read more »

【Excel】複数の表を一つに結合する！

-
イメージ
 総務省のルールに従って統計表を直していくシリーズの第７回目 表の結合は、事務仕事において発生頻度の高い作業の一つだと思いますが、結合するファイルの数か多いとコピペの繰り返し作業が苦痛になってきます。 今回の解説では、パワークエリを使った結合方法をご紹介しますので、ぜひ参考にしてください。 画像をクリックすれば、大きい画像が表示されます！ ＜目次＞ チェック項目2-1概要 表の結合と整理 データの取り込み 表の結合 不要な列の削除 不要な行の削除 西暦の生成 和暦の複製 必要な文字の抽出 和暦を西暦に変換（解析） 閉じて読み込む 表示形式とレイアウト修正 フォルダに格納したファイルの結合 データの取り込みと結合 不要な列の削除 まとめ １．データを分断しちゃう表はNG！ チェック項目2-1 総務省が公表した『 Excelの統一ルール 』では、表の構成の注意点として、表の中、表の周囲に見た目を意識して空白行（列）を追加してはいけない。1シートに複数の表頭（列の見出し部分）や表側（行の見出し部分）を設定してはいけないと定めています。 Excelは空白行や空白列などでデータが分断されていると、例え罫線で繋がっていても別の表として認識しますので、データ接続の際に選択ミスやエラーの要因となります。 また、エラー回避のため、空白行（列）を処理する工程が必要になるなど、表を使った作業効率が下がってしまいます。 空白行や空白列は、見た目を意識して追加されることが多いと思いますが、ソフトウェアにとっても、表を使う他の人にとっても、あまり喜ばしいものではありません。 本記事ではチェック項目2-1、例3の「紙面に収めるために折り返された表」の修正作業として、“表の結合方法”と“和暦から西暦を生成する方法”について解説します。 なお、より現実的なシチュエーションを想定し、分割された表はワークシートではなく見出しで分けて1ファ...
Read more »

【Excel】スペースや改行を使わずに体裁を整える

-
イメージ
 総務省のルールに従って統計表を直していくシリーズの第4回目 Excelで関数が使えるようになった人は、#N/A（ノーアサイン）に悩まされた経験があると思いますが、#N/Aになってしまう原因の多くは検索範囲の設定ミスであるものの、スペースや改行で体裁を整えたことが原因となっている事例も数多く見受けられます。 今回はスペースや改行を使わずに体裁を整える方法について解説いたします。 ＜目次＞ 概要 作業内容 スペースの削除と対応 データクリーニング（スペースの削除） 書式設定の変更（左詰めインデント） 改行の削除と対応 データクリーニング（改行の削除） 書式設定の変更（均等割り付けインデント） 最後に スペースや改行で体裁を整えてはいけない 総務省が公表した『 Excelの統一ルール 』のチェック項目1-5では、スペースや改行等で体裁を整えることを禁じています。 示された例では合計の内数であることを表すため「␣A」と入力されていますが、「␣A」と「A」は明確に別物であるため検索性が低下してしまいます。 もちろん、スペースを無視して検索するテクニックはありますが（それについてはまた別の機会に）、少し気を遣ってデータを作れば、そのような検索テクニックを使う必要もありません。 今回は利用価値の低いデータベースを作らないためのヒントとして参考にしていただければと思います。 なお、サンプルはチェック項目1-5にある、例2（下左図）と例3（下右図）を使用しています。 　　　 作業内容 スペースの削除と対応 データクリーニング 初めにスペースを削除します。 CtrlとHを押して置換を開き、検索する文字列にスペースを入力し、「半角と全角を区別する」のチェックが入っていないことを確認して、すべて置換を押します。 書式設定の変更 合計が同じ表の中に同列で表記されていることがそもそもの過ちだと思いますが、上からの指示であれば致し方ありません… レイアウトとし...
Read more »